Rouen
A Rouen, L’Atelier est composé d’une trentaine de membres répartis dans 5 pôles et supervisés par un bureau composé de 4 membres. Chaque pôle est représenté auprès du bureau par un responsable de pôle.
Le Bureau (4 membres)
Le président de l’association a pour rôle de coordonner les actions de l’association avec l’administration de NEOMA, avec L’Atelier du campus de Reims et enfin avec l’ensemble des partenaires avec lesquels nous travaillons (fournisseurs, potentiels clients, associations de NEOMA…).
Le vice-président est chargé de la coordination interne de l’association avec nos 32 membres, du suivi de certains projets de pôles et enfin de l’organisation de réunions régulières afin que l’information circule de la meilleure des manières au sein de L’Atelier.
Le trésorier se doit d’assurer un suivi de règlement des factures fournisseurs et clients. Elle doit également veiller au bon équilibre des comptes de l’association ainsi qu’au suivi de notre chiffre d’affaires.
Le secrétaire possède le rôle de prise en note et de rédaction de compte-rendu après chaque réunion. Elle est également chargée du suivi d’un des projets majeurs de l’association (que nous présenterons plus tard). Enfin, c’est la responsable de l’organisation et de la gestion des recrutements de l’association en octobre.
Le pôle communication (5 membres)
La mission principale du pôle communication est de gérer l’ensemble de nos réseaux sociaux. Cela passe par la rédaction de posts afin de rendre nos événements attrayants. Les membres du pôle sont aussi chargés de réaliser des visuels permettant de faire la promotion de ces mêmes évènements mais aussi de nos nouvelles collections textiles ainsi que de nos jeux concours réguliers organisés par notre pôle évènementiel-démarchage. Une dernière mission est de réaliser l’ensemble des shootings des nouvelles collections annuelles afin de donner envie aux étudiants d’investir dans un souvenir de leurs années d’études à NEOMA BS.
Le pôle évènementiel et démarchage (6 membres)
Les membres de ce pôle organisent 3 événements majeurs durant l’année étant ouverts à l’ensemble de la promotion de NEOMA. Il s’agit d’afterwork pouvant accueillir jusqu’à 200 à 400 personnes.
Le pôle possède aussi une partie de missions de démarchage. Cela nous permet de faire des jeux concours fréquents à l’occasion de nos évènements ou de jours particuliers comme la Saint-Valentin tout en faisant gagner en visibilité à des marques et enseignes rouennaises.
Le pôle création (5 membres)
La mission principale du pôle création et d’imaginer et créer de maquettes pour la nouvelle collection annuelle de l’association. Avant de réaliser des « mood boards » et les visuels, le pôle crée un sondage envoyé à l’ensemble de la promotion et du staff de NEOMA Business School afin de connaître les attentes de nos potentiels clients. Une seconde mission de l’association est de réaliser les maquettes de commandes de textiles ou goodies des autres associations de l’école.
Le pôle logistique (8 membres)
La mission principale du pôle logistique est la gestion des stocks et l’analyse de ces stocks ainsi que des ventes. Cela permet de savoir quels types d’articles fonctionnent le mieux, s’il y a besoin de réassort ou d’une baisse des prix. Le pôle logistique fait donc un inventaire ainsi que des analyses de stocks tous les mois et propose un rapport au bureau de l’association. La logistique vérifie également chacune de nos commandes afin de s’assurer que nos prestataires n’ont pas fait d’erreur et que le client sera parfaitement satisfait. Une autre mission du pôle est de superviser les commandes internet et leur distribution aux clients.
Le pôle centrale d’achat (8 membres)
Le but du pôle central d’achat est de servir d’intermédiaire afin de proposer aux associations de NEOMA les articles répondant le plus possible à leurs attentes tout en négociant les prix les plus abordables possibles. Un membre du pôle central d’achat gère la commande de la demande de devis à la livraison des articles sur le campus. Chaque membre fixe également une marge sur ces commandes à faire valider par le responsable de pôle afin de permettre à l’Atelier d’avoir de financements pour créer sa nouvelle collection annuelle. Le pôle central d’achat cherche également à tirer le meilleur de nos fournisseurs (qualité, coûts, délais, SAV).
Reims
A Reims, L’Atelier est composé d’une cinquantaine de membres répartis dans 5 pôles et supervisés par le petit bureau composé de 5 membres. Chaque pôle est représenté auprès du grand bureau par un responsable de pôle.
Le Bureau (5 membres)
Composé de 5 personnes, le bureau de l’Atelier se charge de toute la partie organisationnelle et managériale de l’association.
Le président est le lien entre l’administration de NEOMA, les associations, et nos homologues de l’Atelier Rouen. Il gère aussi les relations externes (fournisseurs, clients potentiels…).
Les 2 vice-présidents se partagent la gestion de la coordination interne des 53 membres qui composent les 5 pôles. C’est-à-dire la gestion des pôles et des projets qui y sont organisés.
Le trésorier se doit d’assurer un suivi de règlement des factures fournisseurs et clients. Elle doit également veiller au bon équilibre des comptes de l’association ainsi qu’au suivi de notre chiffre d’affaires.
Le secrétaire général est chargé de tout ce qui est administratif dans l’association. Aussi, il est chargé de mettre en place des réunions, d’en faire les compte rendu. Enfin, il est responsable des recrutements.
Le pôle communication (9 membres)
La mission principale du pôle communication est de gérer l’ensemble de nos réseaux sociaux. Cela passe par la rédaction de posts afin de rendre nos événements attrayants. Les membres du pôle sont aussi chargés de réaliser des visuels permettant de faire la promotion de ces mêmes évènements mais aussi de nos nouvelles collections textiles ainsi que de nos jeux concours réguliers organisés par notre pôle évènementiel-démarchage. Une dernière mission est de réaliser l’ensemble des shootings des nouvelles collections annuelles afin de donner envie aux étudiants d’investir dans un souvenir de leurs années d’études à NEOMA BS.
Le pôle événementiel et démarchage (14 membres)
La principale mission du pôle événementiel de L’Atelier est de donner de la visibilité à l’association afin de booster les ventes. Pour cela notre pôle évènementiel met en place plusieurs stands éphémères tout au long de l’année sur les différents campus pour faire connaître les produits et les nouvelles collections aux étudiants. Le pôle possède aussi une partie de missions de démarchage ce qui lui permet d’organiser des concours et diverses activités, comme la Saint-Valentin ou encore Pâques, toujours dans l’optique de donner de la visibilité à l’association.
Il à également pour objectif d’organiser des événements internes (journée de cohésion, week-end de cohésion…) et des événements externes comme des soirées à thèmes pour promouvoir nos produits.
Le pôle création (6 membres)
La mission principale du pôle création et d’imaginer et créer de maquettes pour la nouvelle collection annuelle de l’association. Avant de réaliser des « mood boards » et les visuels, le pôle crée un sondage envoyé à l’ensemble de la promotion et du staff de NEOMA Business School afin de connaître les attentes de nos potentiels clients. Une seconde mission de l’association est de réaliser les maquettes de commandes de textiles ou goodies des autres associations de l’école.
Le pôle logistique (8 membres)
Une des principales missions du pôle logistique est de veiller à la gestion des stocks ainsi que de gérer le site internet. Des inventaires de stocks sont organisés régulièrement afin de savoir quels articles sont encore disponibles en boutique et sur le site internet. Ce pôle est également chargé de la préparation des commandes ainsi que leur distribution qui se fait soit par expédition soit directement à la boutique sur le campus. Les membres du pôle logistique veillent également à ce que les dernières nouveautés soient mises en rayon en boutique afin que les clients aient la possibilité de disposer des articles de la dernière collection sortie.
Le pôle central d’achats (11 membres)
La centrale d’achats est l’intermédiaire entre les clients en l’occurrence les associations de Neoma et les fournisseurs. Notre mission est de trouver les articles qui conviennent aux associations et de proposer un devis avec le meilleur rapport qualité/prix possible. Un travail en amont est réalisé puisque nous devons démarcher, négocier avec les fournisseurs. Nous avons donc une section démarchage également dans notre pôle. Il y a aussi un travail de commercial bien évidemment puisque nous devons donner envie et convaincre au mieux les associations de travailler avec nous. Notre but final est bien sûr de satisfaire nos clients et de les fidéliser afin qu’ils nous fassent confiance pour leurs prochains projets.